O Manual de Contabilidade Aplicada ao Setor Público é de observância obrigatória pelo Estado?
Sim. Conforme Portaria 634/2013, Art. 3º, § 1º, o MCASP deve ser oficialmente aprovado em ato normativo da STN e é de observância obrigatória por todos os entes da Federação.
O Plano de Contas utilizado pelo estado é o mesmo da União?
Sim. Conforme Portaria 634/2013, Art. 4º, o Plano de Contas foi padronizado e deve ser adotado por todos os entes da Federação. Os entes federados podem adicionar detalhamentos daquelas contas padronizadas, mas não podem alterá-las conforme § 3º do artigo supramencionado.
Quais são os procedimentos contábeis patrimoniais (PCP)?
Os PCP compreendem o reconhecimento, a mensuração, o registro, a apuração, a avaliação e o controle do patrimônio público. Evidenciando as variações patrimoniais.
O sistema de gestão patrimonial do Estado é integrado ao SIAFE?
Não. A integração hoje se dá por meio de uma planilha encaminhada mensalmente pela SEPLAG à SEFAZ. A integração dos sistemas está em processo de avaliação.
O que se almeja com as mudanças da Gestão Patrimonial da Administração Pública?
Hoje a gestão patrimonial é encarada como mero aspecto formal e legal, entretanto possui forte potencial como instrumento efetivo de gestão. A modernização da legislação e a integração desta com o ambiente internacional objetiva fomentar o alinhamento da gestão patrimonial com o planejamento estratégico dos entes federados transformando em um instrumento de previsão, controle e avaliação crítica das operações que possam vir a afetar o patrimônio público.
Quem faz o lançamento contábil pode fazer o controle patrimonial?
Não. No anexo, da Portaria STN 548/2015, item 3.3.2, terceiro parágrafo, deixa clara a necessidade de segregação das funções de gestão patrimonial e de gestão contábil.
Em qual periodicidade deve ser realizada a conciliação patrimonial?
A conciliação patrimonial, procedimento pelo qual o Estado verifica se os lançamentos patrimoniais correspondem corretamente aos lançamentos contábeis deve ser realizado periodicamente, e no anexo, da Portaria STN 548/2015, item 3.3.2, terceiro parágrafo é sugerido que essa periodicidade não seja superior a um mês.
O que é um bem patrimonial?
Bem Patrimonial é aquele chamado bem permanente que, por possuir maior durabilidade e valor, controla-se por regulamento de gestão patrimonial. Os bens patrimoniais podem ser móveis ou imóveis. São exemplos de bens patrimoniais móveis: mesas, cadeiras, computadores, veículos, equipamentos de alto valor agregado. Não são bens patrimoniais os bens de consumo, como lápis, borracha, resmas de papel, material de limpeza, nem equipamentos de baixo valor como teclados, mouses, telefone fixo de mesa (modelo simples), etc.
O que é material de consumo?
Material de Consumo, aquele que, em razão de seu uso corrente e da definição da Lei n. 4.320/64, perde normalmente sua identidade física e/ou tem sua utilização limitada a dois anos.
O que é material permanente?
Material Permanente, aquele que, em razão de seu uso corrente, não perde a sua identidade física, e/ou tem uma durabilidade superior a dois anos.
Quais são os critérios para identificação da classificação do material e como são definidos?
I – Durabilidade, quando o material em uso normal perde ou tem reduzidas as suas condições de funcionamento, no prazo máximo de dois anos;
II – Fragilidade, cuja estrutura esteja sujeita a modificação, por ser quebradiço ou deformável, caracterizando-se pela irrecuperabilidade e/ou perda de sua identidade;
III – Perecibilidade, quando sujeito a modificações (químicas ou físicas) ou que se deteriora ou perde sua característica normal de uso;
IV – Incorporabilidade, quando destinado à incorporação a outro bem, não podendo ser retirado sem prejuízo das características do principal; e
V – Transformabilidade, quando adquirido para fim de transformação.
Qual é a classificação de peças não incorporáveis a imóveis (despesas com materiais empregados em imóveis e que possam ser removidos ou recuperados, tais como: biombos, cortinas, divisórias removíveis, estrados, persianas, tapetes e afins)?
A despesa com aquisição de peças não incorporáveis a imóveis deve ser classificada observando os critérios de durabilidade, fragilidade, perecibilidade, incorporabilidade e transformabilidade. Geralmente os itens elencados acima são considerados material permanente, mas a depender da situação podem não precisar de ser tombados.
No caso de despesas realizadas em imóveis alugados, o ente deverá registrar como material permanente e proceder à baixa quando entregar o imóvel, se os mesmos se encontrarem deteriorados, sem condições de uso.
Classificação de despesa com aquisição de placa de memória para substituição em um computador com maior capacidade que a existente e a classificação da despesa com aquisição de uma leitora de CD para ser instalada num Computador sem Unidade Leitora de CD?
Gastos de manutenção e reparos correspondem àqueles incorridos para manter ou recolocar os ativos em condições normais de uso, sem com isso aumentar sua capacidade de produção ou período de vida útil. Por sua vez, uma melhoria ocorre em consequência do aumento de vida útil do bem do ativo, do incremento em sua capacidade produtiva, ou da diminuição do custo operacional.
Desse modo, uma melhoria pode envolver uma substituição de partes do bem ou ser resultante de uma reforma significativa, de um complemento ou acréscimo. Assim, como regra, uma melhoria aumenta o valor contábil do bem se o custo das novas peças for maior que o valor líquido contábil das peças substituídas. Caso contrário, o valor contábil não será alterado.
Observe, que as melhorias complementares, por sua vez, não envolvem substituições, mas aumentam o tamanho físico do ativo por meio de expansão, extensão, etc., e geralmente são agregadas ao valor contábil do bem.
Qual é a classificação de despesa com aquisição de material bibliográfico?
Os livros e demais materiais bibliográficos apresentam características de material permanente (durabilidade superior a dois anos, não é quebradiço, não é perecível, não é incorporável a outro bem, não se destina a transformação). Porém, o art. 18 da Lei nº 10.753/2003, considera os livros adquiridos para bibliotecas públicas como material de consumo.
As demais bibliotecas devem classificar a despesa com aquisição de material bibliográfico como material permanente. Portanto, devem ser registradas em conta de ativo imobilizado.
Quem tem responsabilidade patrimonial?
Todo e qualquer servidor investido em função ou não, é responsável pelos bens colocados à sua disposição para desempenho de suas funções. Tal responsabilidade já é prevista na Constituição Federal e demais legislações sobre gestão patrimonial.
O que é carga patrimonial?
Carga patrimonial é o conjunto de bens sob a responsabilidade direta de um servidor.
O que é o Termo de Responsabilidade?
Termo de responsabilidade é o documento que atribui ao servidor a responsabilidade pela guarda, pelo controle e pela conservação do material. Nele constam os dados e as características do(s) bem(ns) que o compõe.
Como deve ser feita a transferência patrimonial de um bem?
A transferência do bem pode se dar de duas formas:
I – Mudança do responsável patrimonial, independentemente da movimentação do bem.
II – Mudança da localização no sistema quando o material for movimentado fisicamente de um local para outro, mesmo que não passe para a responsabilidade de outro servidor.
A transferência deve ser registrada pelo Termo de Transferência que deve ser assinado pelo servidor que está transferindo o bem, pelo servidor que o está recebendo e pelo agente patrimonial.
O que fazer quando um bem sob minha responsabilidade extravia, é furtado, desaperece, etc?
Caso ocorra o desaparecimento de bens, seja por furto, roubo, extravios, entre outros, o responsável pelo bem ou quem constatar o ocorrido, deverá registrar o Boletim de Ocorrência e informar imediatamente ao setor de patrimônio que adotará as providências necessárias à apuração do fato.
O registro do BO e a comunicação ao setor de patrimônio não isenta o responsável de arcar com o prejuízo causado, se o prejuízo se der por culpa ou dolo do servidor.
Como deve ser feita a apuração dos fatos e responsabilidade do servidor cujo bem foi extraviado?
A princípio a apuração deve ser feita mediante Sindicância Administrativa que se constatar culpa ou dolo deve ser transformada em Processo Administrativo Disciplinar.
O que devo fazer caso tenha algum bem permanente no meu setor sem identificação patrimonial?
O servidor que tomar conhecimento dessa situação deverá comunicar ao responsável pelo patrimônio do órgão que deverá adotar as medidas necessárias à identificação do referido bem.
O que fazer quando um bem sob minha responsabilidade apresenta defeito?
O servidor deverá informar à área de gestão patrimonial que o informará qual o setor responsável pela manutenção do referido bem.
Como incorporar materiais recebidos em doação?
Para registrar a doação, é necessário um Termo de Doação, acompanhado de uma fotocópia da nota fiscal (se possuir), a descrição detalhada do bem e estimativa do valor. Também é necessário informar a localização do bem e o servidor que ficará responsável. De posse desses documentos deverá ser aberto processo administrativo para que o responsável pelo patrimônio proceda a inclusão no sistema patrimonial e para que a contabilidade inclua no Sistema Financeiro.
O que é inventário patrimonial?
Inventário é uma conferência de todos os bens, os quais são verificados nos locais em que se encontram, levando-se em consideração aspectos como seu estado de conservação e sua localização no relatório, devendo também apontar seus responsáveis. Deve ser realizado inventário eventual ou por amostragem sempre que necessário, ou quando for solicitado. Também anualmente será feito um inventário de todos os bens.
Como descrever adequadamente o bem?
Uma boa descrição possui características físicas como tamanho, capacidade, potência, tensão do equipamento, especificação dos acessórios de forma clara e precisa, informação da existência de garantia, principalmente com relação a data de finalização, número de série (quando possuir).
De quem é o dever de acompanhar e controlar o recebimento dos materiais adquiridos?
Conforme preceitua o art. 67 da Lei nº 8.666, de 1993, “[…] será designado representante para acompanhar e fiscalizar a entrega dos bens, anotando em registro próprio todas as ocorrências relacionadas com a execução e determinando o que for necessário à regularização de falhas ou defeitos observados”.
Como proceder em relação aos bens sob minha responsabilidade quando aposentar, for exonerado, removido, etc?
O servidor deve contatar imediatamente o responsável pelo setor de patrimônio do órgão e solicitar a transferência do(s) bem(ns) ao novo responsável.
Quais bens devem ser tombados?
O MCASP versão 7, na página 108, é claro ao afirmar que “embora um bem tenha sido adquirido como permanente, o seu controle patrimonial deverá ser feito baseado na relação custo-benefício desse controle (…) Desse modo, se um material for adquirido como permanente e ficar comprovado que possui custo de controle superior ao seu benefício, deve ser controlado de forma simplificada, não havendo necessidade de controle por meio de número patrimonial.
O Decreto de Patrimônio do Estado prevê que bens com valor inferior a R$ 300,00 não devem ser contabilizados no ativo permanente.